Automatisierung mit KI

Workflows, Prozesse und Daten werden mit Hilfe von KI-Systemen schneller und effizienter verarbeitet. So weit die Kurzfassung. Die lange Fassung beginnt mit einer Frage, die wir in fast jedem Erstgespräch stellen: Was machen Ihre Leute eigentlich jeden Montagmorgen?

Die Antwort ist erstaunlich oft: Daten von A nach B kopieren. E-Mails lesen und weiterleiten. PDFs öffnen, Zahlen abtippen, Häkchen setzen. Das ist ehrliche Arbeit, aber es ist keine Arbeit, für die man ein Studium, eine Ausbildung oder zwei Tassen Kaffee braucht. Genau diese Arbeit übernehmen wir.

Was sich automatisieren lässt

Mehr, als Sie denken, und weniger, als manche Werbeversprechen behaupten. Gute Kandidaten sind Aufgaben, die regelmäßig vorkommen, klaren Regeln folgen oder bei denen ein Mensch vor allem Informationen zusammensucht.

Posteingang: Anfragen per E-Mail oder Formular werden gelesen, kategorisiert, mit Kundendaten verknüpft und an die richtige Stelle geleitet.
Dokumente: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Protokolle werden ausgelesen, geprüft und strukturiert abgelegt.
Datenabgleich: Stammdaten aus CRM, ERP und Tabellen werden zusammengeführt, Dubletten erkannt, Lücken gemeldet.
Berichte: Kennzahlen werden automatisch gesammelt und als Bericht aufbereitet, pünktlich und ohne Formelfehler in Zeile 347.
Kommunikation: Terminbestätigungen, Erinnerungen und Status-Updates gehen raus, ohne dass jemand daran denken muss.

Klassische Regeln trifft KI

Nicht jede Automatisierung braucht ein Large Language Model. Wenn eine Regel lautet »Wenn Feld X leer ist, schicke eine Erinnerung«, dann programmieren wir genau das. Günstig, schnell, zuverlässig. KI kommt ins Spiel, wenn Informationen unstrukturiert sind: freie Texte, handschriftliche Notizen, E-Mails, in denen die Bestellnummer irgendwo zwischen »Liebe Grüße« und der Signatur versteckt ist.

Unser Ansatz ist deshalb hybrid. Deterministische Logik für alles, was eindeutig ist. Sprachmodelle für alles, was Verständnis braucht. Und eine menschliche Freigabe für alles, was Konsequenzen hat. So entsteht ein System, das schnell ist und trotzdem nachvollziehbar bleibt.

Aus der Praxis: Protokolle ohne Papierstapel

Ein gutes Beispiel ist PROTANO, eine Webapplikation für Dokumentationen, Mängel- und Prüfungsprotokolle in der Bau- und Brandschutzbranche. Früher: Klemmbrett, Kugelschreiber, abends im Büro abtippen. Heute werden Protokolle per App vor Ort erstellt, über die Webapplikation im Büro weiterverarbeitet und direkt an den Kunden versendet. Kundenverwaltung und Anfahrtsplanung sind gleich mit drin.

Der Effekt ist unspektakulär und genau deshalb großartig: Der Abend gehört wieder dem Feierabend.

Aus der Praxis: Belegungspläne, die sich selbst schreiben

Belegungspläne sind das Tetris der Verwaltung. Räume, Zeiten, Gruppen, Ausnahmen, Feiertage und die eine Abteilung, die immer den großen Raum will. Wir haben Belegungs- und Vergabesysteme gebaut, bei denen spezielle Algorithmen die Pläne erzeugen, Konflikte erkennen und Tabellen automatisch aufbereiten. Die Verantwortlichen prüfen nur noch und geben frei.

Wie wir vorgehen

Automatisierung scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass der Prozess niemandem so richtig klar war. Deshalb beginnen wir nicht mit Code, sondern mit Neugier.

Prozess aufnehmen: Wir lassen uns zeigen, wie es heute läuft, inklusive der Workarounds, über die niemand gern redet.
Hebel finden: Welche Schritte kosten am meisten Zeit? Wo passieren Fehler? Dort setzen wir zuerst an.
Klein starten: Ein Pilot für einen Teilprozess, der innerhalb weniger Wochen echten Nutzen bringt.
Messen: Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Stunden. Zahlen schlagen Bauchgefühl.
Ausbauen: Wenn der Pilot überzeugt, wächst die Automatisierung Schritt für Schritt mit.

Sicherheit und Kontrolle

Ein Prozess, der sich selbst erledigt, muss auch zeigen können, was er getan hat. Jede Aktion unserer Systeme wird protokolliert: welche Daten gelesen wurden, welche Entscheidung getroffen wurde, wer freigegeben hat. Für sensible Daten setzen wir auf Modelle, die in Europa oder direkt bei Ihnen betrieben werden. Mehr dazu auf unserer Seite zu LLMs.

Lohnt sich das für Sie?

Eine grobe Faustregel: Wenn eine Aufgabe jede Woche mehrere Stunden kostet, nach festen Mustern abläuft und niemandem Spaß macht, lohnt sich ein Blick darauf. Schreiben Sie uns, welcher Prozess Sie am meisten nervt. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob wir ihn wegautomatisieren können.